3 dobré důvody, proč neziskové organizace potřebují lepší rozpočty

Jsem členem správní rady neziskové organizace a řeknu vám: Většinou si tahám vlasy na schůzích správní rady, když se dostaneme k rozpočtu. Obvykle existuje řada QuickBooks zprávy, prezentované jako PDF, malým písmem.

Řádkové položky ne vždy dávají smysl a často je velmi těžké určit, zda je konkrétní iniciativa pro neziskovou organizaci skutečně finančně zdravá.

Mnoho rozpočtů neziskových organizací, na které jsem se díval, nezahrnovalo celý obrázek nebo se snažilo získat příliš podrobné nebo příliš zjednodušené věci. Takové rozpočty nejsou jako trvalý nástroj příliš užitečné.

Přesto vláda USA vyžaduje neziskové organizace správní rady schvalovat roční rozpočeta představenstvo pak musí tento rozpočet přezkoumat na pravidelných zasedáních představenstva.

Zákon existuje z nějakého důvodu: Rozpočty jsou důležitým nástrojem pro neziskové organizace, aby se ujistily, že nesou fiskální odpovědnost, aby si zachovaly své preferované daňové označení.

Ale pokud je váš neziskový rozpočet podobný těm, které jsem právě popsal, víte, že celý tento proces může být těžkopádný a není nijak zvlášť užitečný nebo cenný. Vaše rozpočty by měly vaší neziskové organizaci pomoci plánovat budoucnost, zůstat fiskálně zdravá a přidělovat správné peníze správným projektům.

Dobře promyšlená strategická prognóza a rozpočet může neziskové organizaci pomoci efektivněji využívat své finanční prostředky, poskytnout členům správní rady lepší viditelnost, aby mohli pomáhat řídit a pomáhat, a na konci dne by měli neziskové organizaci pomoci dosáhnout jejích cílů.

Pokud proces sestavování rozpočtu vaší neziskové organizace ponechává něco, co není žádoucí, a nedostáváte informace nebo nástroje pro správu, které by vám a vaší správní radě mohly pomoci, pak je čas to změnit a prozkoumat lepší způsob rozpočtu.

Zde jsou tři dobré důvody, proč přemýšlet o změně procesu rozpočtu pro neziskové organizace:

1. Pokud jsou schůze efektivní, můžete ze svých členů představenstva získat více

Členové představenstva jsou obvykle velmi zaneprázdnění, velmi zkušení lidé. Připojili se k vaší radě, aby vám pomohli být úspěšnější, a protože v to věří mise vaší neziskové organizace. Nemají ale čas přelít váš špatný rozpočet a vybičovat ho do formy.

Co kdyby se členové představenstva mohli kdykoli podívat na váš rozpočet online a zjistit, jak je ve srovnání se skutečnými výsledky za předchozí měsíc a stejný měsíc loňského roku?

Představte si, že by člen správní rady mohl snadno pochopit, které programy a iniciativy byly úspěšné a udržitelné a které ne.

Představte si svět, kde členové představenstva byli šťastní a nadšení, že se mohou podívat na rozpočet, zjistit, co se skutečně děje, a poskytnout lepší zpětnou vazbu, pomoc a podporu.

Jak sestavit lepší rozpočet a pravidelně jej kontrolovat

To se může stát. Existují lepší nástroje k použití a lepší metodika, která vám pomůže navrhnout lepší rozpočty.

Tady v Software Palo AltoPevně ​​věříme, že každý měsíc se podíváme na svůj rozpočet – a porovnáme ho se správnými čísly – změníte způsob, jakým řídíte svou neziskovou organizaci k lepšímu.

Tato „správná čísla“ jsou vaše:

• Aktuální výsledky
• Výsledky předchozího měsíce
• Výsledky za stejný měsíc loňského roku

Jedním z nejlepších způsobů, jak toho dosáhnout, je použití softwaru, který to udělá za vás. Samozřejmě jsem trochu zaujatý (vzhledem k tomu, že jsem to pomáhal vytvářet), ale pravdou je, že LivePlan je to software – je navržen tak, aby vám pomůže zhodnotit vaši organizaci snadno a přesně. Není nic podobného; proto jsme to dokázali.

2. Dárci chtějí vidět, kam jdou jejich peníze

Když si zákazník koupí produkt, chce produkt pouze v jeho rukou – obvykle se příliš nezajímá o to, kam peníze z prodeje jdou.

Dárci neziskovým organizacím jsou různí: pro ně je to všechno o tom, kam peníze jdou. Dárci chtějí dát své peníze na „dobrou věc“ a vy jim musíte ukázat, že jste to vy.

Součástí toho, že ukážete, že jste hodni daru, je ukázat, že peníze utratíte moudře. Mnoho důvtipných dárců používá stránky jako Charitativní navigátor, web, který řadí charitativní organizace podle toho, jak dobře organizace využívají jejich peníze. Spoléhají na tento druh informací při rozhodování, kde a kolik darovat. Finanční informace byste měli uvádět také na svých webových stránkách a dokonce i ve svých brožurách.

A když máte dobrý rozpočet a ještě lepší proces kontroly rozpočtu, je to snadné – všechny vaše finance jsou již uvedeny, aktuální a uspořádané do standardních tabulek a grafů, doplněné informacemi o tom, proč utrácíte to, co utrácíte. znovu utrácet a co přesně tím dosahuje.

3. Pomocí strategických předpovědí a rozpočtů se ujistěte, že vaše fundraisingové akce jsou ziskové

Mnoho neziskových organizací pořádá velké akce, aby přinesly podstatnou část svých každoročních fundraisingů. Pro některé – a možná většinu – neziskové organizace je to jednoznačně úspěšná strategie. Ale překvapivě často, když se ptám na okraje za událost a celkové náklady a skutečné náklady čistý příjem, nedostávám dobré odpovědi. Někdy mám jen prázdné pohledy. Nebo mám velmi časté „tuto akci děláme vždy a naši dárci to očekávají“.

Nechápejte mě špatně – je naprosto v pořádku přiřadit vaší neziskové akci hodnotu, která není skutečným příjmem. Z události můžete získat velmi reálnou hodnotu marketingu, povědomí a vztahu dárců.

Pokud tak učiníte, měli byste to uznat a pokusit se tomu skutečně přiřadit peněžní hodnotu.

Ale větší obrázek, zvláště pokud za akci utrácíte desítky tisíc dolarů, měli byste být vytvoření prognózy a rozpočet, aby bylo možné o akci lépe rozhodovat o financích.

Dejte dohromady rozpočet výdajů, který zabere Všechno zohledněte vaše náklady:

• Poplatky za místo konání
• Poplatky za zábavu
• Poplatky za stravování, výzdobu a nápoje
• náklady na hodiny vašich zaměstnanců; kolik hodin věnují vaši zaměstnanci této akci?
• Poplatky za kreditní karty
• Reklamní a marketingové poplatky za marketing akce
• Náklady na tisk a provoz (tisk vstupenek, pozvánek, plakátů, reklam atd.)
• Jakékoli náklady na položky na akci (aukční položky, dárkové tašky a podobně)

Pak musíte co nejpřesněji předpovídat příjem na akci. To může být jednodušší, pokud tuto akci děláte pravidelně mnoho let, protože již budete znát rozsah příjmů, které jste tradičně přinášeli.

Zkrátka se tento rozpočet a předpovědní cvičení nemusí zdát tak důležité. Ale mějte na paměti, že když to uděláte, dá vám to „aha“ momenty a pomůže vám to lépe se rozhodnout, jak k události přistupovat, za co utrácet peníze a jak se soustředit na dosažení většího čistého příjmu než kdy předtím. .

V LivePlan si můžete vytvořit scénář „co kdyby“, který vám pomůže splnit vaši strategickou prognózu a rozpočet výdajů a pomůže vám získat větší finanční přehlednost, než jste kdy měli pro své události.