Blog O Úspoře Peněz 2023
Dokonce i v těch nejštíhlejších a nejtěsněji řízených týmech může být proces odměňování obtížný. Může být například obtížnější dodržovat přísné soukromí zaměstnanců. Nedoplatky a přeplatky jsou častější a hůře zjistitelné. Přesnost, standardizace, zálohovací systémy a další požadavky mohou být přehlédnuty a mohou vyvolat časově náročný audit.
V nedávném průzkumu, který provedl poskytovatel mzdových služeb OnPay ve více než 1000 malých firmách, majitelé firem, kteří vedou mzdy manuálně, uvedli, že v průměru 18 hodin měsíčně platí zaměstnanci. Navzdory této skutečnosti je většina mzdového poradenství zaměřena na větší organizace, takže informace nejsou užitečné, když hledáte způsoby, jak zefektivnit svůj štíhlý tým.
Zde je osm tipů, jak zefektivnit svůj mzdový proces a udržovat své záznamy čisté a uspořádané, abyste ušetřili čas každý měsíc a kolem daňové sezóny:
1. Vytvořte a udržujte mzdový kalendář
Pokud jste ochotni udělat pouze jednu věc pro organizaci a zjednodušení mzdového procesu, udělejte z toho tuto. Zajištění toho, aby všichni zaměstnanci dostali výplatu včas, je jedním ze základních kamenů jak udržet váš tým spokojený, tak udržet výplatu pod kontrolou. Týdně, dvakrát týdně, měsíčně – nezáleží na tom, pokud máte zavedený systém.
Snad nejlepší na tom všem je, jak snadné a dostupné může být nalezení a vedení mzdového kalendáře. Národní finanční centrum nabízí předem připravené kalendáře ke stažení, které může používat kdokoli. Jen mějte na paměti, že výplatní řády vaší firmy nemusí dokonale odpovídat kalendářům, které najdete online. Zvažte vytvoření vlastního, abyste co nejlépe odráželi postupy vašeho podnikání, aniž byste ztratili přehled o tom, kdy je další výplatní den.
2. Automatizujte daně související se mzdami
Automatizace daní z mezd zní jako něco, co byste mohli udělat jen proto, abyste ulehčili vedení mzdové agendy. Ve skutečnosti je to mnohem důslednější.
Sankce za promeškané platby daní mohou být značné. Pokoušet se je všechny zvládnout ručně si v určitém okamžiku jen žádá o uklouznutí. Zaplacení daní o jeden den později bude mít za následek pokutu ve výši 2 %. Tento trest se po 16 dnech pětinásobně zvýší na 10 %. Chyby jako tyto mohou znít nemyslitelně, ale manuální placení daní udržuje riziko příliš vysoké. Čím dříve budou tyto platby odeslány IRS, tím méně se o ně budete muset starat.
Několik předních poskytovatelů mzdové agendy a softwarových balíků nabízí automatické placení daní jako funkci. Vzhledem k tomu, že zde jednáte s IRS, buďte opatrní, abyste si přečetli drobné písmo. Pokud váš softwarový balíček škytá nebo váš poskytovatel mzdové agendy přehlédne vodítko, IRS vás přijde hledat, ne oni. Buďte si jisti, že jakákoli ujednání, na kterých se dohodnete, jsou ověřitelná, zaručená a přežijí audit.
3. Klasifikujte všechny pracovníky
Platové rozvrhy vašich pracovníků se budou výrazně lišit v závislosti na jejich klasifikaci – stejně jako daňové důsledky pro vaši firmu. Může to znít jako samozřejmost, ale hranice mezi nezávislým dodavatelem a zaměstnancem na plný úvazek mohou být značně nejasné, zejména u malých provozů s omezeným rozpočtem.
Neexistuje žádné jednoduché řešení: musíte provést náležitou péči při hodnocení a klasifikaci každého ze svých zaměstnanců. Můžete použít klasifikační průvodce IRS, který vám pomůže posoudit, zda jde o nezávislého dodavatele nebo zaměstnance na plný úvazek, jen nezapomeňte začlenit všechny své klasifikace zpět do svého mzdového systému – tak žádné klíčové rozdíly nemohou proklouznout trhlinami.
4. Do zadávání dat dvojí povinnost
Velké podniky mají celé mzdové týmy nebo mohou celý proces outsourcovat – ne tak u svých štíhlejších protějšků. Stanovte si jakýkoli mzdový proces, který vám nejlépe vyhovuje, ale vždy mějte druhý pár očí, abyste mohli sledovat zadávání dat. Nula navíc by pro vás mohla znamenat nekonečné bolesti hlavy.
Zadejte, běžte a dvakrát přetlučte čísla, abyste se ujistili, že se nic takového nestane. Aby to bylo jednodušší a méně časově náročné, nezapomeňte to zahrnout jako součást své měsíční schůzky ke kontrole plánu. To může zajistit, že budete mít více očí na datech a budete mít vyhrazený čas na to, abyste je plně prošli.
5. Najděte správný software, ale nepoužívejte ho jako berličku
Mzdový software je pravděpodobně prvním místem, kam se vaše mysl dostane, když přemýšlíte o rychlém způsobu, jak zefektivnit mzdový proces, a to z dobrého důvodu. Většina softwarových systémů se snadno používá, je nákladově efektivní a ušetří čas a energii vaší firmě, aby mohla dělat to, co umí nejlépe.
Jak již bylo řečeno, přílišné spoléhání na mzdový software s sebou může přinést nový soubor problémů. Jednoduše zapojíte čísla a necháte software odhrnout, takže nebudete obeznámeni s finančním děním na vaší výplatní listině. Mohou také výrazně ztížit kompilaci dat pro potenciální audity. Pokud vám mzdový software funguje, používejte jej – jen nenechte jej používat vás.
Pokud se rozhodnete investovat do mzdového softwaru, není to místo, kde byste měli šetřit. Ujistěte se, že máte na tento výdaj rozpočet průběžné řádkové položky, že jste obeznámeni s jejími možnostmi a že jste dvakrát zkontrolovali, zda je kompatibilní se všemi staršími systémy, které vaše společnost používá.
To může být také vhodná doba pro nějaké nestandardní myšlení. Jaké další oblasti vašeho podnikání by mohly těžit z balíku softwaru pro zpracování mezd vyšší třídy? Dokáže balíček, o kterém uvažujete, zvládnout fakturaci, fakturaci a další finanční procesy? Je snadné získat tunelové vidění, abyste vyřešili jeden problém, ale trochu ustupte a vezměte si širší úhel pohledu.
6. Znát zákon
Tenhle je daný. Pravidla a předpisy týkající se mzdových zákonů mohou být trochu komplikované a často se liší stát od státu. Budete se chtít ujistit, že mzdový systém vaší firmy je v souladu se zákonem hned od začátku, a průvodce American Payroll Association o státních mzdových zákonech vám s tím může pomoci. Pokud máte pocit, že jste zabředli do všech pravidel, neváhejte kontaktovat odborníka – je lepší na to přijít hned, než nést následky později.
7. Jmenujte mzdového manažera
„Mzdový manažer“ je ve většině společností obecně považován za pozici na plný úvazek. Takový, který vyžaduje třídění všech jemností a nevýhod složitých platů velkého podniku. Pro štíhlé týmy nejsou povinnosti zdaleka tak náročné, ale jsou stejně důležité.
Pokud má člen vašeho týmu nějaké zkušenosti s účetnictvím, HR nebo obchodními financemi, zvažte, zda ho nepožádáte, aby převzal povinnosti v oblasti správy mezd. Ve spojení s dobrým softwarovým systémem pro ně tyto povinnosti pravděpodobně nepředstavují významnou výzvu, pokud jim poskytnete náležitou podporu. I když potřebujete získat více než jednoho zaměstnance, aby vám pomohl, mít jednoho, který bude dohlížet na celý proces, může věci výrazně zefektivnit, než když se budete snažit vše propojovat.
8. Uchovávejte všechny záznamy
Vedení mzdové agendy není jen doporučení: je to zákonný požadavek. Patriot Software uvádí, že podniky musí uchovávat záznamy o daních ze zaměstnání po dobu až 4 let, záznamy o mzdách po dobu 3 let a záznamy o stanovení mezd po dobu 2 let, aby zůstaly v souladu se směrnicemi IRS a FLSA. I když software může něco z toho udělat za vás, je nejlepší udržovat si také své vlastní fyzické a digitální záznamy, abyste minimalizovali možnost ztráty.
Řešte mzdy včas
Mzdy vždy bolí hlava, ale včasné dodržování správné rady může později zmírnit ránu. Malé podniky toho mají na talíři dost. jednoduchost ve mzdové agendě může zabránit tomu, aby se do nich přidalo cokoliv jiného.
