Jak napsat návrh RFP pro váš firemní web v roce 2022

Pokud nemáte vlastní schopnosti navrhnout efektivní web pro vaši firmu, pravděpodobně budete muset vyhledat návrháře. Součástí tohoto procesu je vypracování návrhu toho, co byste chtěli zahrnout na svůj firemní web. Vytvoření žádosti o návrh (RFP) pro projekt webových stránek může vaší firmě pomoci nejen najít správného partnera pro webové stránky, ale také lépe porozumět požadavkům vašeho projektu.

I když je na trhu mnoho webových agentur a nezávislých designérů, pravdou je, že renomované webové agentury dostávají RFP neustále. Většina bude pravděpodobně ignorovat váš požadavek, pokud se rozsah projektu zdá neuspořádaný.

Chcete-li se těmto nástrahám vyhnout, postupujte podle těchto tipů, abyste napsali dobře organizovanou RFP pro návrh webových stránek a nastavili svůj projekt na úspěch.

Co je RFP za design webových stránek?

Žádost o návrh návrhu webu (RFP) je stručný dokument, který popisuje cíle vaší firmy a rozsah pro nový web. Existuje několik důvodů, proč můžete připravit RFP.

Pokud nemáte vlastní zdroje k vytvoření profesionálního webu, budete chtít vyhledat pomoc talentovaného týmu webdesignerů.

Žádost o nabídku může být také užitečná, pokud vaše firma bude potřebovat složitější web, který zahrnuje funkce elektronického obchodu nebo členství.

Návrháři webových stránek nevyžadují k přípravě návrhu žádost o nabídku. Může však vaší firmě pomoci zajistit, aby vybraný webový partner splnil všechna vaše očekávání.

5 klíčových součástí RFP pro návrh webových stránek

Zatímco podrobnosti v každé žádosti o nabídku budou záviset na potřebách podniku, zde je pět klíčových součástí, které byste měli zvážit.

1. Zázemí společnosti

Začněte svou žádost o nabídku se stručným přehledem vaší firmy a aktuálních produktů nebo služeb. Udržujte tuto část stručnou a přizpůsobte informace tomu, co je relevantní pro projekt webové stránky.

Pokud máte existující web, podělte se o to, jakou roli aktuálně hraje web ve vašem podnikání z hlediska marketingu, náboru a brandingu.

Pokud je generování potenciálních zákazníků klíčovým cílem nového webu, možná budete chtít sdílet jakýkoli marketing, který právě děláte, a jak váš tým získává nové klienty.

Podělte se o některé podrobnosti o svých ideálních klientech nebo publiku, pokud jasně rozumíte svému cílovému trhu. Většina webových agentur stráví spoustu času pochopením různých typů návštěvníků webových stránek, aby vytvořila relevantní a efektivní stránky.

Nakonec popište, kdo se ve vašem týmu bude podílet na projektu webových stránek. Nejlepší je ponechat tento interní tým webových stránek na maximálně 3-4 lidech. S větším interním týmem může dojít k většímu zmatku a neshodám.

2. Cíle a záměry projektu

Proces vytváření RFP je dobrým cvičením pro každou firmu. Umožňuje vám udělat krok zpět a posoudit aktuální situaci na webu a to, jak vypadá „úspěch“ projektu.

Abyste mohli připravit tuto část RFP, budete muset prodiskutovat cíle projektu se zúčastněnými stranami ve vaší firmě.

Existuje několik běžných důvodů, proč vytvořit nový web nebo předělat stávající web. Pokud jste začínající a chcete nastartovat svou online přítomnost, může být vaším cílem vytvořit profesionální web, který dokáže přilákat investory a rozšířit vaše podnikání.

Pro zavedené podniky by generování potenciálních zákazníků mohlo být hlavním cílem nového webu. Pokud je to váš případ, budete chtít vybrat webového partnera, který rozumí optimalizaci konverzí a digitálnímu marketingu.

Rostoucí firma může také potřebovat webovou stránku na podporu náboru a obstarání nových zaměstnanců se silnou kariérní stránkou a pracovními seznamy.

Pokud předěláváte stávající web, můžete mít se svým současným webem určité problémy. Nezapomeňte je také zahrnout do žádosti o nabídku a dále o nich diskutovat s týmem webových stránek. Například design stránek nemusí adekvátně reprezentovat značku a může být zastaralý.

3. Požadavky na design a vývoj

Vytvoření RFP vám také může pomoci získat přesnější nabídky webových stránek, protože poskytujete jasné pokyny k rozsahu. V této části žádosti o nabídku budete chtít nastínit své potřeby návrhu a požadavky na funkčnost nového webu.

Jedním z důležitých úvah je, zda bude vaše firma rebranding a zda budete potřebovat pomoc s novým logem a pokyny pro branding. Zvažte zařazení několika inspiračních webů nebo konkurenčních webů, protože většina webových agentur si je vyžádá na začátku projektu.

Požadavky na funkčnost webu budou mít větší dopad na celkové náklady a vývojové práce spojené s projektem.

U informačního webu budete chtít zahrnout veškeré podrobnosti o integraci s interními systémy, jako jsou CRM a platformy e-mailového marketingu, integrace pracovních tabulek pro kariérní stránky nebo jedinečné funkce. Za složitější požadavek by byl považován i heslem chráněný nebo zaměstnanecký portál na webu.

Pokud hledáte web elektronického obchodu nebo členský web, budete muset poskytnout co nejvíce podrobností o požadavcích na funkčnost.

V této části RFP byste také měli uvést, zda chcete web postavit na konkrétní platformě webu, jako je WordPress, nebo využívat konkrétní systém elektronického obchodu, jako je WooCommerce nebo Shopify.

4. Rozpočet a časový plán

Sekce rozpočtu a časové osy je nejdůležitější částí RFP.

Mějte na paměti, že webové agentury a nezávislí designéři nejprve v RFP vyhodnotí požadavky na rozpočet a časovou osu. To znamená, že pokud je váš rozpočet nebo časový plán omezený nebo nepřiměřený, můžete rychle odfiltrovat příležitost spolupracovat s některými webovými partnery.

Mít solidní přehled o svém rozpočtu je zásadní. Je váš rozpočet flexibilní nebo ne? Pokud je flexibilní, uveďte cenové rozpětí v RFP a vysvětlete, že jste otevřeni diskusi. Cena nového webu závisí na požadavcích na design a vývoj, takže byste měli mít vždy co nejužší rozsah projektu.

Nejste si jisti, co je pro trh rozumné? Nabídněte určitou flexibilitu a prodiskutujte své požadavky se svými nejlepšími vybranými agenturami, abyste zjistili, co je rozumné.

Jako průmyslový standard trvá většina webových projektů 2 až 3 měsíce. Spěchání časové osy na projektu může znamenat, že webový designér omezí kvalitu a přizpůsobení.

Při sdělování časové osy uveďte veškeré podrobnosti o nadcházejících hlavních obchodních milnících, které mohou ovlivnit spuštění webu, jako je digitální marketingová kampaň nebo uvedení produktu na trh.

5. Výběrová kritéria

Kritéria výběru žádosti o nabídku jsou obvykle poslední částí dokumentu, kde uvádíte případné termíny pro odpověď na žádost o nabídku a požadujete jakékoli další položky.

Pokud stojíte v čele webového projektu pro vaši firmu, prodiskutujte rozhodovací proces s ostatními zúčastněnými stranami. Pokud to budete vědět předem, sníží se ztráta času při telefonních hovorech a návrzích agentur, které nesplňují hlavní kritéria.

Uveďte lhůtu pro odpověď na žádost o nabídku a předpokládané datum zahájení. To vám pomůže splnit časovou osu projektu, kterou jste nastínili, a také to sděluje, že vaše firma to s projektem myslí vážně.

V této části žádosti o nabídku požádejte o jakékoli další informace, které byste chtěli vidět nad rámec nabídky, jako jsou minulé návrhářské práce nebo reference od minulých klientů. Pokud hledáte webovou agenturu s mnoha zkušenostmi s návrhem webů B2B, pak budete chtít požádat o ukázky jejich práce na webech B2B. Stejný přístup můžete udělat, pokud hledáte designéra, který se specializuje na stránky B2C nebo eCommerce.

Nakonec přidejte všechny různé doplňky, které byste chtěli vidět v návrhu designu webu. V ceně projektu chcete například vidět náklady na hosting a údržbu.

Vaše žádost o nabídku by měla vést ke spolupráci

Většina webdesignérských společností s vámi po obdržení RFP a před přípravou návrhu zavolá, zejména pokud jsou v rozsahu projektu nějaké mezery.

Může být lákavé poslat svou RFP nekonečným návrhářům a webovým agenturám, ale mějte na paměti, že projekt je spolupráce. Lepší odpovědi však získáte zasláním konečné RFP vašim 3-4 nejlepším webdesignérským společnostem jako výchozí bod.