Jak optimalizovat produktivitu

Pro produktivita znamená vědět organizovat si práci aby bylo možné vyrobit více za kratší dobu.

Čím více jdeme s dobou, tím více závazků se hromadí, což nás nutí nevytěžovat ze svého času maximum. L’organizace, času a práce, kterou je třeba udělat, je jednou z nezbytných měkkých dovedností pro všechny profesionály.

Chcete-li ze svého pracovního dne ve společnosti vytěžit maximum tím, že si svůj čas zorganizujete nejlepším možným způsobem, zaměřte se na:

Pokračujte ve čtení článku o Business Coaching Italia, kde se dozvíte více.

Jak si zorganizovat čas

Vědět efektivně řídit svůj čas je to nutné pro organizovat výrobní činnosti dne, aniž by se překrývaly.

Vše je v pořádku neplánovaná aktivita je zdrojem velké ztráty času, zejména pokud jde o aktivita že uvažujeme naléhavé které ale ve skutečnosti nejsou zvláště důležité.

Definoval psycholog Daniel Levitan “novost zaujatost” náš tendenci opustit činnost, kterou vykonáváme zkontrolovat vše, co se nám jeví jako nové. Například když si spěcháme přečíst poslední e-mail, který jsme dostali.

I když se nám zdá, že tento úkol netrvá déle než několik minut, nedávné studie ukázaly, že pro obnovit koncentraci po každé přestávce trváme v průměru 23 minut.

Pokud si spočítáme, kolikrát denně těchto 23 minut promarníme, je jasné, že jednou reorganizaci vašeho času je nutné zabránit četným přerušením.

zákony:

Přerušení: věnujte časové úseky

Čas, který strávíte dojížděním veřejnou dopravou, můžete využít ke kontrole e-mailů a odpovědím zákazníkům.

Nebo si stanovte přesné časy, kdy se této činnosti věnovat. Můžete se rozhodnout, že je budete kontrolovat dvakrát denně a odpovídat na důležité, ale pak už svou doručenou poštu nikdy neotevřete, takže nebudete v pokušení ji neustále kontrolovat.

Schůzky a konferenční hovory: snížit vyhrazený čas o 25 %

Je to důležité snížit čas strávený na schůzkách jak tváří v tvář, tak na dálku. Strávit méně času touto činností neznamená snížit kvalitu schůzek nebo přijatých rozhodnutí. Naopak, pokud budete mít časové limity, pomůže vám to co nejlépe využít a soustředit se na rozhodnutí, která je třeba učinit.

Čtěte také: Konferenční hovory, jak je organizovat a jak je řídit

Naplánujte si přestávky na celý den

Přetížit dny rušení mnoha závazků jeden po druhém vás jen stresuje a podkopává vaši produktivitu.

Je důležité, aby vaše pracovní den zařaďte také přestávky, případně ve stejných hodinách, aby se z toho stal zvyk.

Pamatujte, že nikdy neberte v úvahu a přestávka jako jeden ztráta času. Opravdu, podle četných studií, aby pravidelné přestávky je to nejlepší způsob, jak si odpočinout a snížit stres, který je hlavní příčinou nízká produktivita práce.

Také by se vám mohlo hodit: Proaktivita, co to je a proč je důležité být ve firmě proaktivní

E-mail a sociální sítě: kolik času strávit?

Stanovte si omezený čas, ve kterém kontrolovat e-maily a sociální sítě, před zahájením běžných pracovních činností.

Takto budete celé dopoledne pracovat bez obav, že si nepřečtete důležité zprávy nebo neodpovíte na soukromé zprávy.

Stejně tak věnujte těmto aktivitám stejný čas odpoledne, abyste nekontrolovali sociální sítě několikrát za hodinu.

Uspořádejte si svůj prostor

Mnoho studií prokázalo, že mít a organizované pracovní prostředí dokáže ovlivnit způsob naší práce zlepšením produktivity.

Snažte se mít obojí uspořádanéfyzické prostředí, L’kancelář, budiž virtuální prostor, a elektronická zařízení které používáte k podnikání, protože jen málokdo dokáže zůstat lhostejný ke svému okolí.

Vnější podněty, jako jsou zvuky a letmé vize, mohou narušit koncentraci. Udržováním dobře organizovaného pracovního prostoru můžete snížit riziko, že vás tyto podněty ruší.

Jak zorganizovat kancelář

Pracujte na dálku

Pokud pracujete na něčem složitém, co vyžaduje vaše maximální koncentrace po dlouhou dobu může být užitečné rozhodnout se provést vlastní pracovat na dálku.

Vyhnete se tak vyrušování ze strany kolegů, náhlým nouzovým situacím a příliš mnoha přestávkám na kávu, ale budete se soustředit na to, na čem pracujete.

Může se stát, že vám zaměstnavatel nebude chtít povolit práci chytrá práce. V tomto případě můžete využít pár hodin volna na práci z domova a poté svému šéfovi ukázat, že prací z domova jste zkrátili čas potřebný k dokončení své práce na polovinu.

Možná se v tuto chvíli rozhodne věnovat vám několik dní práce na dálku!

Přečtěte si také více: Efektivní chytrá práce, jak řídit čas a cíle

Snižte vizuální složitost

Abyste nenarazili na a kognitivní přetížení dávejte pozor, abyste svou vizi nezaplnili příliš mnoha předměty.

Tam vizuální složitost, to znamená, že pokud před sebou uvidíte příliš mnoho věcí, nastartuje to duševní procesy, které naruší vaši koncentraci.

Na pracovní stůl si položte pouze materiál, který se vám může hodit při plnění pracovních povinností. Vše, co zřídka používáte, dejte do zásuvek nebo kontejnerů, které v případě potřeby najdete. Vyhnete se tak namáhání mozku nedobrovolnými myšlenkami.

Ztište svůj smartphone

Vždy ke snížení vnější podněty, nezapomeňte ztišit oznámení ze smartphonu a uložit je mimo váš stůl. Nezapomeňte telefon používat pouze v době, kterou se rozhodnete věnovat kontrole sociálních sítí a e-mailů.

I když může být lákavé zkontrolovat nejnovější oznámení, pokud se budete rozptylovat byť jen na několik minut, můžete ztratit pozornost.

Vytvořte pozitivní a organizované prostředí

Vytvořit jeden tiché a klidné pracovní místo, které vám pomohou dělat vaši práci lépe. Pokud pracujete na dálku, zvolte si vytvořit pracovní prostředí na méně frekventovaných místech vašeho domova a ujistěte se, že jsou zde dveře oddělující prostředí.

Velmi důležitý je také výběr nejlepšího osvětlení. Vyhněte se teplým světlům, která vám pomohou relaxovat, upřednostňujte světla, která mají sklon k modré, která pomáhají udržovat koncentraci.

Snažte se nesměřovat svůj stůl ke zdi. To, že před sebou vidíme prostor, nám skutečně pomáhá uvolnit mysl a následně lépe pracovat.

Omezte používání aplikací v počítači

I když ten náš aktivita vyžadují použití mnoha aplikací, přechod z jedné do druhé může vyžadovat další kognitivní úsilí.

Hledejte minimalismus a snažte se používat řešení, která udělají vaši práci kontinuálnější.

Uspořádejte si své myšlení

Hlavní věc, kterou musíte změnit, je vaše myšlení. Můžete změnit jakýkoli aspekt vaší organizace, ale pokud nemáte správné myšlení, bude stále obtížné organizovat svou práci.

mít správné myšlení znamená to rozvíjet schopnost soustředit se pouze na práci, kterou je třeba udělat, aniž by byl rozptylován vnějšími podněty.

Určuje, jaký je pro vás způsob práce, který vám umožní optimalizovat čas na dokončení vaší práce a teprve poté si dopřát přestávku.

Vytvořte časové schránky pro správu vašich aktivit

Mít právo myšlení pomáhá také organizovat si čas a energii a využívat je správným způsobem.

Pro spravovat své podnikání vždy mějte na paměti, jak dlouho vám trvá provedení jakéhokoli úkolu, a dejte si záležet na tom, abyste udělali to, co musíte udělat, ve vámi stanoveném časovém rámci.

Vytvořit časová schránka. V čase, který jste se rozhodli věnovat té činnosti, musí být vaším jediným cílem ji dokončit.

Vědět přesně, jak dlouho vám trvá provedení každého z nich pracovní povinnost pomáhá vám vybudovat si větší povědomí o tom, jak využíváte svůj čas, a následně jej lépe rozložit během pracovního dne.

Rozdělte dlouhé úkoly na menší dílčí úkoly

Pokud je úkol, který musíte udělat, příliš dlouhý na to, abyste zjistili, jak dlouho vám to trvá, rozdělte úkol na menší úkoly. Tímto způsobem, kromě zjednodušení odhad potřebného času, váš mozek nebude pociťovat stres z extrémně náročné práce.

Často máme tendenci odkládat sprovádění složitých činností. Klíčem je změnit myšlení. Ve skutečnosti musíme každou práci pojímat jako činnost složenou z malých, nekomplikovaných úkolů, abychom mohli čelit obtížím uvolněnějším způsobem.

Mohlo by vás zajímat: Jak zlepšit time management, 9 efektivních technik time managementu

Plánovat dopředu

Tajemství k řídit svůj čas dobře je vždy vědět, co máte dělat během svého pracovního dne.

Naplánujte si všechny aktivity předem které musíte provést, abyste se nedostali do úzkosti z toho, že nevíte, kde začít.

Stanovte si opakující se okamžik, ve kterém si obecně naplánujete týdenní aktivity, které budete den za dnem přizpůsobovat svým potřebám.

Aktivita zablokována? Neposílejte e-maily

Může se stát, že z jakéhokoli důvodu bude pro vás obtížné dokončit činnost. V takovém případě okamžitě vyhledejte podporu u lidí, kteří vám mohou pomoci problém včas vyřešit.

Snažte se vyhnout používání e-mailů, které by vám způsobily další ztrátu času čekáním na odpověď. Někdy se tato čekací doba může zdát jako záminka ke zpomalení naší práce obviňováním jiných lidí.

Změnit myšlení znamená převzít zodpovědnost za svou práci.