Blog O Úspoře Peněz 2023
Pokud jste vytvořili rozpočet a prognózu pro svou firmu, jste již o velký krok napřed před většinou firem. Ve skutečnosti jste již tímto krokem zvýšili své šance na úspěch až o 40 %.
Nemůžete však jen tak usnout na vavřínech – musíte tento rozpočet a prognózu využít ve prospěch svého podnikání. Ve skutečnosti můžete svou finanční prognózu použít k aktivnímu řízení svého podnikání a zvýšení šancí na úspěch a růst.
Klíčovou výhodou použití vaší prognózy jako nástroje pro správu je to, že budete moci výrazně zlepšit způsob, jakým řídíte své cash a cash flow. Budete tak mít jasno o zdraví svého podnikání, upozorníte na příležitosti k růstu a pomůžete vyhnout se nástrahám.
Proč je řízení cash flow důležité?
Podniky fungují na hotovosti. Toto je pravděpodobně zřejmé a zbytečné prohlášení pro každého, kdo podniká, ale je důležité si to zapamatovat. Hotovostí ve skutečnosti nemyslím fyzické mince a bankovky, ale peníze na vašem bankovním účtu, které jste schopni utratit. Potřebujete hotovost, abyste mohli platit své účty, nakupovat zásoby, plnit mzdy a obecně udržovat chod svého podnikání. A to platí i pro neziskové organizace.
Mít zavedený systém řízení peněžních toků je kritickou součástí budování úspěšného podnikání. Důvodem je prostý fakt, že většina podniků musí čekat, až zákazníci zaplatí, a zároveň musí nakoupit další zásoby, zaplatit mzdy nebo splnit jiné povinnosti. Hotovost se ne vždy objeví na vašem bankovním účtu v okamžiku, kdy provedete prodej, a u většiny podniků musíte utratit peníze za svůj produkt nebo připravit své služby, než skutečně provedete prodej.
Příklad řízení peněžních toků
Vzpomeňte si například na společnost, která prodává špičkové nerezové láhve na vodu. Společnost musí zaplatit za materiály k výrobě svých lahví, investovat do výroby a poté zaplatit za dopravu za dodání lahví do maloobchodních prodejen po celé zemi.
I když společnost za to všechno utratila peníze, maloobchodní prodejny pravděpodobně nebudou společnosti platit za objednané láhve na vodu po určitou dobu – pravděpodobně několik měsíců. Mezitím, pokud prodej v maloobchodních prodejnách půjde dobře, mohou si od společnosti objednat ještě více lahví na vodu, možná tak učinit dříve, než zaplatí za první zásilku.
Společnost nyní potřebuje ještě více peněz na výrobu více lahví na vodu a jejich expedici. Nakonec společnost dostane zaplaceno, ale může to trvat měsíce, než hotovost skutečně přijde do dveří, dlouho poté, co byla zaplacena výroba a doprava.
Může to znít extrémně, ale zeptejte se kohokoli, kdo někdy distribuoval produkt do maloobchodních prodejen, a řekne vám, že je to mnohem spíše pravidlo než výjimka.
Systém řízení peněžních toků, který vám ukáže historické vzorce plateb a výdajů a předpovídá budoucí hotovostní výdaje a hotovostní vklady, vám může pomoci zmírnit bolest. Díky systému bude vaše firma lépe připravena zvládnout vzestupy a pády cash flow a udržet v bance dostatek peněz, aby mohla nadále zdravě fungovat.
Jak řídit cash flow
Existují tři části úspěšného systému řízení peněžních toků, které potřebujete znát, abyste mohli vybudovat zdravé podnikání.
1. Znát svou hotovostní pozici
Nemůžete začít spravovat hotovost, aniž byste nejprve znali svou okamžitou hotovostní pozici. Musíte vědět, kolik peněz máte v bance, abyste mohli platit své účty a další okamžité výdaje.
2. Pochopte svůj výkaz peněžních toků
Váš výkaz peněžních toků vám ukazuje, jak se hotovost pohybuje dovnitř a ven z vašeho podniku a zda váš podnik obecně hromadí hotovost v průběhu času nebo rychle spotřebovává hotovostní rezervy. Tento historický pohled zpět na váš peněžní tok vám pomůže identifikovat trendy a lépe porozumět tomu, jak si vaše podnikání skutečně vede.
3. Vytvořte si předpověď cash flow
Nakonec potřebujete předpověď cash flow, která předpovídá váš budoucí cash flow a ukáže vám, kolik peněz budete mít v bance v následujících měsících. Prognóza peněžních toků vám pomůže zjistit, zda se v budoucnu nevyskytnou body, kdy vám může docházet hotovost a budete potřebovat půjčku nebo úvěrovou linku. Vaše předpověď vám také pomůže zjistit, kdy by mohl být ten správný čas expandovat, koupit nový kus vybavení nebo najmout další zaměstnance.
Jak vytvořit dynamickou a přesnější předpověď cash flow
Klíčem k lepšímu systému řízení peněžních toků je spojení tří klíčových složek řízení peněžních toků.
Váš účetní systém by měl být schopen vygenerovat váš historický výkaz peněžních toků. Toto využijete, abyste viděli, jak si vaše firma vede na základě vašich skutečných výsledků. Toto jsou finanční fakta vašeho podnikání na základě vašich skutečných prodejů, výdajů, půjček, nákupů atd.
Budete také chtít vytvořit prognózu peněžních toků, abyste předpověděli, jak bude vaše budoucí hotovostní pozice vypadat každý měsíc po dobu alespoň následujících 12 měsíců. Prognózu peněžních toků můžete samozřejmě vytvořit pomocí tabulek, ale ušetříte hodiny času a potenciální bolesti hlavy pomocí prognostického nástroje, jako je LivePlan. Nástroje jako LivePlan se také mohou připojit k vašemu účetnímu softwaru a poskytnout vám přímý přístup k výkazu peněžních toků, abyste měli všechny informace na jednom místě.
Den, kdy vytvoříte předpověď peněžních toků, je však bohužel stejný den, kdy bude zastaralá. Podívejme se, proč se to děje.
Proč je vaše předpověď cash flow zastaralá
Jak vaše firma funguje, prodáváte a máte výdaje. Tyto prodeje a výdaje nikdy nejsou přesně takové, jaké jste předpovídali, když jste vytvářeli počáteční prognózu. Předpovídat budoucnost je téměř nemožné, takže je zcela pochopitelné, že vaše prognóza a skutečné výsledky se liší.
To vše znamená, že skutečná hotovost, kterou máte v bance na konci měsíce, se bude lišit od toho, co jste předpovídali. Vaše předpověď bohužel zakládá předpovědi na příští měsíc na tomto nyní nepřesném čísle, které jste předpověděli, a také na několika dalších číslech, která jsou nyní také nepřesná.
Postupem času, jak se vaše předpověď a realita rozcházejí, je vaše předpověď stále méně přesná. Pokud jsou například vaše tržby každý měsíc nižší, než se očekávalo, budete pracovat na neuvěřitelně optimistické prognóze, která by mohla vést k problémům s peněžním tokem.
Naštěstí s tím můžete bojovat aktualizací svých předpovědí na začátku každého měsíce. Když to uděláte, aktualizujete všechny předpoklady ve své prognóze skutečnými údaji, díky nimž budou vaše budoucí předpovědi přesnější.
Jak aktualizovat předpověď
Nejjednodušší způsob, jak aktualizovat předpověď, je nahradit předpokládaná čísla z minulého měsíce skutečnými výsledky. Aktualizujete prognózu prodeje, rozpočet výdajů, množství peněz, které jste obdrželi od zákazníků (Pohledávky) a množství peněz, které jste zaplatili svým prodejcům (Splatné účty). Pokud jste obdrželi peníze z půjčky nebo od investorů nebo vyplatili jakoukoli jinou hotovost na nákup aktiv nebo splacení dluhu, budete chtít tato čísla také aktualizovat.
Pokud je například začátek června, budete chtít přejít do své prognózy a nahradit všechna čísla, která jste předpověděli pro květen, svými skutečnými výsledky. Za předpokladu, že jste vytvořili předpověď s propojenými vzorci nebo používáte prognostický software, vaše předpověď peněžních toků se automaticky aktualizuje, aby poskytovala přesnější předpověď budoucnosti.
To vše nemusí být moc práce. Pokud aktualizujete předpověď na začátku každého měsíce, zabere vám to jen pár minut a hned budete mít chytřejší a přesnější předpověď budoucnosti.
Na základě vašich minulých výsledků byste také měli aktualizovat své vlastní předpovědi tržeb a výdajů. Pokud prodeje trvale překonávají vaše očekávání, upravte svou prognózu. Pokud jsou výdaje vyšší, než se předpokládalo, a zdá se, že takové zůstanou, proveďte změny ve svém rozpočtu.
Měsíční úprava prognózy je součástí dobrého řízení a měla by být běžnou součástí vašeho měsíčního finančního přehledu.
Někteří lidé si myslí, že jakmile vytvoříte předpověď na nadcházející rok, neměli byste ji nikdy měnit. Jistě, je zajímavé podívat se zpět a vidět, jak jste si před několika měsíci mysleli, že bude budoucnost vypadat. To vám ale ve skutečnosti nepomůže k lepšímu podnikání, protože neupravujete své předpovědi na základě toho, co se ve vašem podnikání a na vašem trhu skutečně děje.
Koneckonců, neměli byste pokračovat v utrácení podle zastaralého rozpočtu, pokud se podmínky změnily. Místo toho upravte svůj rozpočet a sdělte tyto změny svému týmu.
Pokud se díky tomu cítíte lépe, snadným řešením je mít to oběma způsoby. Uložte svou původní prognózu ze začátku roku a poté vytvořte nový scénář prognózy, který bude kopií původní. Upravte a aktualizujte kopii a uchovejte si své původní předpovědi, abyste zachovali historický záznam. Tímto způsobem se můžete podívat zpět na své původní předpovědi a zjistit, nakolik jste se měli nebo mýlili, a také vytvořit dynamickou předpověď, která vám ve skutečnosti pomůže lépe řídit vaše podnikání.
Chytřejší předpovědi peněžních toků
S prognózou peněžních toků, která se aktualizuje každý měsíc, budete mít přesnější předpověď toho, jak bude vypadat vaše budoucí hotovostní pozice. Budete rozumět rychlosti vypalování peněz a dráze, což je kritická předpověď toho, jak dlouho vám vaše peníze vydrží. Ještě důležitější je, že identifikujete trendy, abyste mohli pracovat na zlepšení svého cash flow a zjistili, jak se v budoucnu vyhnout problémům s cash flow.
Vytvoření systému řízení peněžních toků se může na první pohled zdát složité, ale ve skutečnosti nezabere mnoho času a hodnota, kterou vašemu podnikání přinese, je nezměrná. Představte si, že máte spolehlivé předpovědi, kolik hotovosti budete mít v bance v nadcházejících měsících, abyste mohli činit chytrá rozhodnutí o svém podnikání již dnes. To je kouzlo dynamického, živého předpovídání peněžních toků.
Další výhody plynoucí z úpravy prognóz
Měsíční revize prognózy vám neposkytne pouze přesnější předpovědi peněžních toků. Získáte také chytřejší předpovědi budoucích prodejů a přesnější rozpočty, které určují vaše výdaje.
Znalost těchto informací vám dokonce pomůže nastavit efektivnější cíle pro váš tým. Pokud například prodeje jdou lépe, než bylo původně plánováno, zvýšení prognózy prodeje pomůže motivovat váš tým a ovlivní vaši předpokládanou ziskovost.
S aktualizovanými prognózami zisku byste měli revidovat svůj rozpočet výdajů, aby odrážel směr, kterým se ubírají vaše prodeje. Se zvýšeným prodejem možná budete chtít investovat více do marketingu nebo zvážit další nábor. Nebo, pokud věci nejdou tak dobře, můžete utáhnout rozpočet a zajistit, že váš tým nebude nadále utrácet podle původního plánu.
Můžete si všimnout, že velké veřejné společnosti to dělají neustále. Neustále uvolňují nové předpovědi — nazývají to jen „pokyny“. Tato strategie však nemusí být jen pro velké společnosti. Své prognózy můžete každý měsíc upravit za méně než hodinu a vytvořit chytrou prognózu, která vám pomůže s jistotou růst vašeho podnikání.
