Je hotovostní nebo akruální účetnictví nejlepší pro malé podniky?

Zákazníci dluží vaší firmě peníze. Vaše firma dluží svým prodejcům peníze. Chtěli byste raději sledovat záznamy ve svých knihách nebo jen ve své hlavě? To je v kostce rozdíl mezi hotovostním a akruálním účetnictvím.

To je to, co je v sázce, když si vybíráte mezi hotovostí nebo akruální účetnictví. Ukazuje se, že veškeré obchodní účetnictví bude buď hotovostní základ nebo akruální. Taková jsou pravidla – zeptejte se svého malá obchodní účetní nebo se podívejte do svého účetního softwaru. Je to jedno z prvních rozhodnutí, které budete muset udělat při zakládání účetních knih vaší firmy.

A v této oblasti jsou dobré zprávy. Časové rozlišení může znít odpudivě, ale je lepší a je také snadno pochopitelné, jakmile se dostanete přes jeho zvuk. Dejte mi jen pět minut na přečtení tohoto příspěvku na blogu a dostanete to.

Peněžní základ zní jednoduše – ale není

Fráze „peněžní základ“ zní bohužel mnohem lépe než módní slovo „akruální“. Že jo? Nezní hotovostní základ mnohem praktičtěji, intuitivněji a praktičtěji než akruální?

Peněžní základ skrývá informace

Peněžní základ však není jednodušší, intuitivnější nebo lepší než akruální účetnictví. Hotovostní základ znamená, že dokud peníze skutečně nezmění majitele, nebudete je sledovat – transakce se nezapíše do účetnictví.

V hotovostním účetnictví platí, že pokud prodáte zboží a nedostanete okamžitě zaplaceno, prodej se v účetnictví nezobrazí. Jistě, došlo k prodeji a teď vám někdo dluží peníze. Ale hotovostní účetnictví to ignoruje. Tento prodej se do vašich knih dostane až později, když dostanete zaplaceno. Peníze, které vám zákazník dluží, se nezobrazují. Sledujete to v krabici od bot nebo možná v hlavě.

Také v hotovostním účetnictví, když si objednáte nějaké zboží, nic se neděje. Jistě, nyní máte povinnost zaplatit; souhlasili jste s tím, že utratíte nějaké peníze. Ale to není ve vašich knihách. Když zboží přijde, pokud ho nezaplatíte v hotovosti při příchodu, nic se neděje. Ano, v tom okamžiku máte dluh, ale do vašich účetních knih se nedostane, dokud jej nezaplatíte. Sledujete to v krabici od bot nebo možná v hlavě.

Hotovostní základ je vhodný pro extrémně jednoduché obchody pouze s hotovostí

Peněžní účetnictví, jak se ukazuje, je lepší pouze pro velmi jednoduché praktické podniky, které řídí vše v hotovosti.

Jaký druh podnikání je tak jednoduchý? Je těžké vymýšlet příklady. I prodavač rukodělných výrobků na místním bleším trhu musí nakupovat materiály předem. I vozíky s jídlem chtějí svým prodejcům platit pravidelně, ale ne hned.

Během desetiletí, kdy jsem žil z poradenské praxe, i když zásoby byly irelevantní a neměl jsem žádné prodejce ochotné poskytnout mi úvěr, stále jsem na tom byl lépe s akruálním účetnictvím. Proč? Protože moje klientské společnosti nikdy nezaplatily okamžitě; zaplatili mi až po obdržení faktury a zpracování trvalo týdny.

Akruální účetnictví je lepší

V akruálním účetnictví, když provedete mezipodnikový prodej na účet, zaznamenáte časově rozlišenou částku jako pohledávky, takže budete mít přehled o částce, datu a zákazníkovi, který vám ji dluží. Pokud nikdy neprodáte bez okamžité platby, akruální základ je lepší. Jinak jste jen ve tmě váš peněžní tok.

V akruálním účetnictví, když obdržíte zboží, které jste si objednali, ale hned za něj nezaplatíte, stále dlužíte ty peníze. Musíte zaplatit fakturu. Časově rozlišenou částku zaznamenáte jako splatné účtyspolu s datem, záznamem o tom, co jste koupili, a kdo a kdy máte zaplatit.

A díky tomu v akruálním účetnictví váš účetní software sleduje tyto důležité částky a podává o nich zprávy tak často, jak chcete.

Sledování zůstatků

Obrázek níže, od a vzorový podnikatelský plánukazuje obrovskou výhodu akruálního účetnictví: sleduje peníze dlužné podniku (pohledávky), hodnotu zásob a peníze, které podnik dluží (závazky).

To dává majiteli firmy okamžitý přehled o skutečné finanční situaci, bez překvapení, bez zapomínání na to, co ještě přichází a ještě je potřeba zaplatit.

V případě pochybností jděte na akruální bázi

Je mi moc líto, že účetní standardy, které byly nastaveny před několika generacemi, se rozhodly nazvat to „hotovostní základ“, když nezaznamenáváte dlužné peníze do svých knih, dokud nejsou zaplaceny, nebo peníze, které dlužíte, dokud je nezaplatíte. Je to hrozný nápad držet si tyto informace v hlavě místo v účetnictví.

Navíc, jak se vaše podnikání rozvíjí, banky a finanční analytici mají tendenci nedůvěřovat účetnictví založenému na hotovosti, protože může skrývat – ať už zamýšlené nebo ne – finanční realitu. Například, když se manažer půjčky dívá na potenciální podnikatelskou půjčku, chtějí vědět, co společnost skutečně dluží (závazky), její výkonnost zásob a kolik také dluží (pohledávky).

Upřímně řečeno, hotovostní účetnictví může příliš snadno způsobit mnoho chyb, protože my majitelé firem nesledujeme a nepřipomínáme si tyto nesplacené závazky. A přesto tomu ironicky říkají účetnictví na „hotovostní bázi“. Přál bych si, aby správný způsob, kterým je akruální účetnictví, neměl tak odpudivý název.