Význam analýzy scénářů

Dříve jsme tomu říkali „co kdyby“, ale dnes je to známé jako „analýza scénářů“. Je to můj oblíbený nástroj pro správu už od doby, kdy jsem byl viceprezidentem pro firmu zabývající se průzkumem trhu, a je to metoda, kterou jsem používal po desetiletí, abych zvýšil roční tržby softwarové společnosti z nuly na více než 10 milionů dolarů. Dnes, kdy máme za sebou krizi COVID-19, je to nejlepší způsob, jak se posunout vpřed přes rostoucí nejistotu.

Co je to analýza scénářů?

Analýza scénářů spočívá v tom, že se podíváte na to, co se může stát, a poté vymyslíte plán, jak byste v dané situaci mohli jednat. Pokud váš podnik čelí nejistotě, zvážení několika různých scénářů „co kdyby“ a vypracování plánu bude pro přežití podniku zásadní. Zde je jen několik otázek týkajících se scénářů typu „co když“, které si můžete položit při vývoji různých scénářů:

• Čas na zotavení: Přemýšlejte o tom, jak se svět zotaví ze současné ekonomické krize. Budou se podniky otevírat pomalu? Nebo to bude trvat?
• Dopad na prodej: Pokud tržby klesnou o 30 %? Co děláme se mzdami a výdaji? Co když klesnou o 50 % nebo 70 %? Co pak?
• Délka krize: Co když pokles potrvá dva měsíce? Co když to trvá šest měsíců? Rok?
• Dopad sociálního distancování: Jak dlouho bude mít sociální distancování dopad a jak dlouho bude trvat? Ovlivňuje to vaše podnikání?
• Možnosti financování: Mohu získat nouzovou výplatní půjčku? Jak to ovlivní čísla?
• Nedostatek: Budou klíčové vstupy (jako jsou suroviny pro montáž) vzácné? Co když jejich cena stoupne a dostupnost zase klesne.
• Udržení pracovní síly: Jak dlouho si mohu udržet své lidi, aniž bych je musel nechat jít. Jaké budou náklady na propuštění někoho, když to zahrnuje nábor a udržení náhradníka později, až se ekonomika zotaví? Bylo by celkové snížení mezd přijatelným kompromisem? Měl by výkonný tým nejprve ubrat?
• Snížení nákladů: Které z mých výdajů jsou skutečně dobrovolné? Jak velké poškození způsobí každý řez?

Pro každou z těchto otázek a všechny ostatní důležité otázky, které se v takové chvíli objeví, musíte pracovat se scénářem. Každý scénář kombinuje klíčová čísla v hypotetickém případě a zkoumá dopad na konečný výsledek a pomáhá vám definovat rychlost hoření hotovosti a dráha. Většina lidí si krizové plány lépe promyslí, když jsou rozvrženy do čísel – pomáhá to spojit všechny body a zajišťuje, že jste na správné cestě ke skutečné změně.

Proč je plánování scénářů důležité?

Jednoduše řečeno, je to lepší metoda, jak se přesně dívat dopředu, a majitelé firem vědí lépe než matematici. Než jsem začal podnikat, byl jsem průzkumníkem trhu a prováděl jsem prognózy. Mám luxusní obchodní vzdělání a umím dělat sofistikované obchodní modelování, ekonometrii, variace vyhlazovacích a vážených průměrů a tak dále.

Když jsem však stál v první linii, zjistil jsem, že všechny matematické přístupy závisí na základní dynamice minulosti předpovídající budoucnost. A naproti tomu většina majitelů firem vidí budoucnost daleko lépe, když spojí čísla a minulost s vlastní zkušeností a lidskou intuicí.

Analýza scénářů optimalizuje kombinaci čísel a intuice. Například vezmete původní předkrizovou prognózu prodeje a použijete ji k vytvoření nového scénáře, ve kterém prodeje prudce klesnou (mimochodem… těžko se o tom mluví). Pak se vrátíte k původnímu rozpočtu výdajů a uvidíte, co byste snížili, kdybyste se museli spokojit s nižšími tržbami za 3, 6 nebo dokonce 12 měsíců. Spojení čísel vám pomůže promyslet si to a umožní vám dívat se dopředu v různých krocích.

Hlavní výhodou je, že scénář není vytesán do kamene. Analýzu můžete kdykoli znovu navštívit a provést úpravy na základě vašich aktualizovaných rozpočtů a čísel příjmů a také měnícího se ekonomického prostředí. Vaše intuice se prolíná s vašimi čísly, když provádíte úpravy na základě skutečného výkonu a předpovídáte, jak se trh změní.

Jak provést analýzu scénáře

Pro optimalizaci řízení musíte mít dobrá čísla. Možná jste za to odpovědní vy, majitel firmy, nebo to možná svěříte někomu ze svého týmu. Zejména v krizi nemůžete dobře podnikat bez předpokládaných budoucích čísel tržeb, nákladů na prodej, výdajů, zisku (nebo ztráty) a peněžních toků. Zde je několik způsobů, jak provést analýzu, včetně kroků pro každý proces.

Vytvářejte scénáře pomocí tabulek

Začněte s tabulkou, která obsahuje pracovní listy pro odbyt, výdaje, P&L, rozvahaa tok peněz. Kouzlo tabulky vám (nebo někomu z vašeho týmu) umožňuje propojit čísla tak, že když změníte číslo v jednom listu, změní se i související čísla v dalších listech. Například snížení prodeje automaticky povede k nižším ziskům nebo větší ztrátě a méně peněz. Pokud to vaše rozpočtové tabulky nedělají, stojí za to je propojit s hrstkou vzorců Excelu. Umožní vám provádět úpravy, aniž byste museli ručně sledovat a měnit každou hodnotu, takže plánování scénáře je podstatně jednodušší a rychlejší.

Tipy pro vývoj scénářů pomocí tabulky

1. Zálohujte soubor hlavního sešitu. Nejčastějšími chybami při vytváření tabulkových scénářů jsou matoucí názvy souborů a přepisování. Pokud se jmenuje můj hlavní sešit projekce podnikatelského plánu – jen příklad – projekce podnikatelského plánu.xlsx — než začnu zkoumat nový scénář, chci vytvořit alespoň jednu kopii tohoto souboru s užitečným názvem, jako je projekce podnikatelského plánu-4-20-20-backup.xlsx.
   
2. Použijte Uložit jako v nabídce Soubor uložíte sešit jako nový scénář s názvem souboru odpovídajícím scénáři. Například, 20-pc-drop.xlsx nebo 50-pc-drop.xlsx.
   

3. Pracujte na tomto scénáři jako na potenciálním plánu s nepředvídatelnými událostmi. Například u scénáře poklesu prodeje o 20 % změňte prognózu prodeje tak, aby to odrážela, s využitím svých zkušeností a úsudku (neexistují žádné magické algoritmy; hledáte pomoc v nedávné minulosti, ale očekáváte, že to bude kvalifikované hádání). Pak se podíváte na to, co změnit ve výdajích, abyste udrželi podnikání v chodu během poklesu. Podívejte se, jak to ovlivňuje velmi důležitou projekci peněžních toků. Upravte, jak potřebujete.

Vytváření scénářů pomocí nástroje obchodního plánování

Pokud vám myšlenka na vývoj a údržbu aktivní tabulky zní jako příliš obtížná, možná budete chtít zvážit použití nástroje, jako je LivePlan. Prognóza LivePlan automaticky zahrnuje tržby, přímé náklady, personál, výdaje, peněžní předpoklady a dokonce tři hlavní finanční výkazy (zisk a ztráta, rozvaha a peněžní tok). A zahrnuje různé scénáře jako volbu v horním menu, což značně usnadňuje vývoj a přizpůsobování scénářů, a to i při plánování dopadu potenciálních úvěrových prostředků.

Když se nacházíte v sekci prognózy svého plánu, můžete kliknutím na horní nabídku vytvořit nový scénář. V příkladu jsme v prognóze poklesu o 40 procent a máme možnost vytvořit novou prognózu a přidat další scénář. Tím je zachována integrita původního a upraveného scénáře, každý s vlastní finanční prognózou včetně všech součástí.

Použijte své scénáře ke zmírnění dopadu krize

V konečném důsledku jde v zásadě o řádné řízení, které je užitečné v jakémkoli scénáři. Ale v krizi plné nejistoty je to naprosto nezbytné. Vytvářejte prognózy, které odrážejí každý potenciální scénář, a nadále si pokládejte otázky, které je třeba řešit.

Jak vypadají prodeje a jak dlouho trvá, než se zotaví? Jak ovlivní sociální distancování prodej, když se věci vrátí do „normálního stavu“? Zeptejte se na cokoli a na všechno a vytvořte si potenciální nejlepší, nejhorší a průměrné scénáře, které vám pomohou se připravit.

V každém z těchto scénářů prozkoumejte reakce na to, jak očekáváte utrácení peněz. Definujte si pro každý scénář body rozhodnutí, jak budete přistupovat k výdajům, režii, variabilním nákladům atd. Co z toho udělá váš nový normál?

Chcete-li optimalizovat řízení během krize, tyto scénáře často kontrolujte a revidujte. Věci se rychle mění a pomocí svých scénářů můžete udržovat svůj pracovní plán vždy aktuální, abyste mohli plánovat, jak se věci mohou dále měnit. Dobré plánování je proces, nikoli pouze jeden statický plán. Udržujete to štíhlé a používáte neustálou mentalitu kontrol a revizí, abyste své podnikání řídili krizí.